Kreis.BLICK!

Antrag stellen, darüber diskutieren, beschließen, umsetzen, fertig – so einfach ist die Zusammen- arbeit von Kreistag und Verwaltung bei Weitem nicht. Viele Vorgaben gilt es zu beachten und vie- le Schritte müssen nacheinander von verschiede- nen Beteiligten gemacht werden. Kreisräte oder Fraktionen können Anträgen stellen, wenn sie bestimmte Entwicklungen im Landkreis anstoßen wollen, für welche der Landkreis zuständig ist. Haben sie den Antrag an den Landrat oder den Sitzungsdienst geschickt, wird da- mit ein umfangreicher Prozess gestartet. Diesen haben wir in der Grafik etwas vereinfacht dargestellt. Neben bestimmten Stationen finden Sie eine Nummer ( 1 , 2 , 3 , usw.), die im Text näher erläutert wird. 1 Als erstes wird geprüft, ob der Landkreis für das Thema des Antrags überhaupt zuständig ist. Dies geht aus der Land- kreisordnung und der Geschäftsordnung des Kreistags des Landkreises Dachau hervor. Wenn dem so ist, beauftragt der Sitzungsdienst das zuständige Sachgebiet oder die zuständige Stabsstelle, aktiv zu werden. 2 Der Sitzungsdienst sorgt für Transparenz. Er informiert den Antragssteller, dass sein Antrag eingegangen ist, leitet den Antrag an die Fraktionsvorsitzenden weiter und erfasst das Dokument im Ratsinformationssystem (RIS). Dabei handelt es sich um einen passwortgeschützten Bereich für die Kreisräte, in dem Ansprechpartner, Anträge, Einladungen und Tagesordnungen, Vorlagen, Beschlüsse und Protokolle hinterlegt sind. So wird der ganze Prozess immer papierloser. Dazu trägt auch die Mandatos-App bei, mit der die Kreisräte auf ihrem Handy alle Sitzungsunterlagen im PDF-Format lesen, kommentieren und geschützt innerhalb der App auf- bewahren können. Zudem können sie ihre Sitzungstermine direkt in den eigenen Terminkalender übernehmen. Vom Antrag zumBeschluss 3 Die inhaltliche Arbeit zum Antrag leistet eines der 26 Sachgebiete oder der 9 Stabsstellen des Landratsamtes. Hier wird der Antrag inhaltlich aufbereitet und eine Beschluss- empfehlung für die Kreisgremien abgegeben. Dabei gilt es abzuwägen, ob die Realisierung Vorteile und Verbesserun- gen für den Landkreis und seine Bürger bringt und in wel- chem Verhältnis diese Verbesserungen zum erforderlichen Aufwand stehen. Egal wie die Empfehlung lautet, es muss eine Beschlussvorlage geschrieben werden, die folgende Punkte berücksichtigt: Ausführliche Darstellung der Sach- und Rechtslage, finanzielle, personelle und eventuell klima- relevante Auswirkungen sowie den konkreten Beschlussvor- schlag für die Abstimmung im zuständigen Kreisorgan. Das ist „ein Haufen Arbeit“, wie ein Sachgebietsleiter aus lang- jähriger Erfahrung weiß. Neben Recherche und Begrün- dung müssen oft noch interne Abstimmungsgespräche ge- führt werden, da von einer Entscheidung auch andere Sachgebiete betroffen sind. Oft müssen auch externe Stellen beteiligt werden, da viele Themen nicht alleine vom Land- kreis umgesetzt werden können bzw. nur den Landkreis be- treffen. All dies ist nicht in zwei bis drei Stunden erledigt, manche Beschlussvorlagen erfordern viele Arbeitstage. Das Ergebnis ist oft mehrere Seiten lang. Grundsätzlich sollte zu jedem Antrag innerhalb von ca. drei Monaten nach dessen Eingang bzw. in der übernächsten Sitzung des entsprechen- den Kreisgremiums zumindest ein Zwischenbericht gege- ben werden. Daher haben die Bearbeiter auch eine straffe Zeitvorgabe für die umfangreiche Arbeit und dies alles ne- ben ihrer eigentlichen Sacharbeit. 4 Die erarbeitete Beschlussvorlage wird vom Sitzungs- dienst lektoriert und bei Bedarf in das vorgegebene Layout- schema gebracht. Der Landrat entscheidet, zu welchem Ter- min die Vorlage auf die Tagesordnung des Kreistags oder eines Ausschusses kommt. Inhaltlich hängt dies vom The- menbereich ab. Themen wie der Erlass, die Änderung oder die Aufhebung von Satzungen und Verordnungen dürfen zum Beispiel nur vom Kreistag entschieden werden. Damit sich die Kreisräte auf die Sitzungen vorbereiten können, wer- den vom Sitzungsdienst unter Wahrung von Fristen Einla- dungen mit der Tagesordnung per Brief verschickt und alle Vorlagen im RIS eingestellt. 5 Während einer Sitzung schreiben die Kolleginnen vom Sitzungsdienst den Diskussionsverlauf zu den Tagesord- nungspunkten und auch das Abstimmungsergebnis mit. Zusätzlich müssen sie kontinuierlich im Blick ha- ben, welche Kreisräte bei den Abstimmun- gen anwesend sind. Da ist höchste Konzentration gefragt. 6 Beim Sitzungsdienst geht nach jeder Sitzung die Arbeit weiter: Protokoll schreiben, Beschlussvollzüge fertigen und an die Abteilungen, Sachgebiete oder Stabs- stellen mit der Aufforde- rung versenden, tätig zu werden. Der Sitzungs- dienst kontrolliert außer- dem, ob und wann der Be- schluss umgesetzt wurde. Erst dann ist der gesamte Prozess eines Antrags abge- schlossen. Noch mehr Vorlagen Erst bei Punkt 4 beginnt der Ablauf, wenn eine Beschlussvorlage direkt von ei- nem Sachgebiet oder einer Abteilung auf die Tages- ordnung der Kreisgremien gebracht wird. Zum Beispiel, wenn es eine Budgetentscheidung braucht, um an einem Projekt weiter machen zu können. Das Gleiche gilt für Mit- teilungsvorlagen. Diese sind Berichte über den aktuellen Stand eines bestimmten Themas und erfordern keinen Be- schluss. Werden dringende Vorlagen weniger als drei Tage vor der Sitzung eingebracht, kann die Tagesordnung nicht mehr ergänzt werden. Als „Eilvorlage“ schafft es das Thema aber dennoch in die anstehende Sitzung. Darunter waren in der Vergangenheit zum Beispiel Auftragsvergaben im Rah- men öffentlicher Ausschreibungen bei Bauvorhaben des Landkreises. In einem Jahr summieren sich alle Vorlagen auf eine beachtliche Zahl, 2019 waren es insgesamt 219. Es steckt also viel Arbeit in der Antragsbearbeitung, sowohl bei den Fachkollegen als auch beim Sitzungsdienst. Denn dieser hat - wie die Grafik zeigt - viele Aufgaben, damit die Zusammenarbeit von Kreisgremien, Landrat und Verwal- tung gut läuft. Die Leiterin des Sitzungsdienstes, Andrea Hartl, ist selbst nach über 20 Jahren noch mit Begeisterung dabei: „Jedes Jahr ist anders, jede Sitzung ist abwechslungs- reich, es ist immer sehr spannend.“ Vorbereitungen für den neuen Kreistag Derzeit ist es besonders spannend, denn die Kommunalwah- len bedeuten für den Sitzungsdienst zusätzliche Aufgaben. So wurde der Große Sitzungssaal umgebaut und 10 neue Stühle angeschafft. Denn statt 60 Kreisräte werden nun 70 hier Platz finden müssen. Hintergrund dafür ist das Bevölke- rungswachstum im Landkreis. Außerdem muss ein Entwurf für eine neue Geschäftsordnung erarbeitet werden. Diese berücksichtigt neue Regelungen zum Datenschutz und soll dazu beitragen, dass die Arbeit der Gremienmitglieder noch papierloser und damit nachhaltiger wird. Nach den Wahlen müssen alle 70 Kreisräte angeschrieben, deren Personalbögen erfasst, neue Listen erstellt, die Home- page aktualisiert, für jeden ein RIS-Zugang angelegt und neue Kreisräte darüber informiert werden. Zusätzlich ist der Sitzungsdienst erster Ansprechpartner für alle Fragen der Kreisräte. Auch die konstituierende Sitzung des neuen Kreistags am 8. Mai will vorbe- reitet werden. In dieser werden Kreisrätinnen und Kreisrä- te, die zum ersten Mal ge- wählt wurden, vereidigt. Gleiches gilt, wenn eine neue Landrätin oder ein neuer Landrat gewählt wurde. In dieser Sitzung werden zudem die stell- vertretenden Landräte gewählt werden. Ein bisschen Wehmut liegt in der Luft, wenn die lang- jährigen Kolleginnen des Sit- zungsdienstes auf den Kreistag von 2014 bis 2020 zurückblicken. Perpetua Kistler fasst zusammen: „Es war ein sehr gutes Klima im Kreistag.“ An- drea Hartl wünscht sich dies auch für die Zukunft: „Ich hoffe für den Landkreis, dass auch im neuen Kreistag respektvoll miteinander umgegangen und über Parteigren- zen hinweg konstruktiv zusammengearbeitet wird.“ In der Sommerausgabe des Kreis .BLICK ! stellen wir Ihnen den neuen Kreistag vor. Politik Perpetua Kistler, Andrea Hartl und Simone Meister (v. l. n. r.) vom Sitzungsdienst haben viel tun zu während der Sitzungen: protokollieren, bei Präsentationen unterstützen, Anwesenheiten in Blick haben und bei Problemen mit der Mikrofonanlage aushelfen. 14 15 Kreis. BLICK ! — März 2020 Politik transparent gemacht Bürger können keine Anträge stellen. Sie haben aber ein Anliegen? – Dann schreiben Sie doch dem Landrat oder einem Kreisrat. Diese prüfen dann Ihr Thema und stellen bei Bedarf einen Antrag „für Sie“. Über das Bürgerinformationssystem (BIS) erhalten Sie online viele Informationen rund um den Kreistag: Mitglieder des Kreistags und der Ausschüsse, Sitzungskalender, Tagesordnun- gen und Protokolle zu den Sitzungen mit Thema, Beschluss und Abstimmungsergebnis. sessionnet.landratsamt-dachau.de/bi Die Sitzungen des Kreistags und der Ausschüsse sind in der Regel öffentlich. Die Termine finden Sie auf der letzten Seite des Kreis. BLICK ! Kommen Sie doch mal vorbei und erleben, wie Politik gemacht wird. Auch bei der konstituierenden Sitzung sind interessierte Bürger willkommen. Landrätin / Landrat Sitzungsdienst Sitzungsdienst Sitzungsdienst Sitzungsdienst Zuständiges Sachgebiet Zuständiger Ausschuss Kreistag Ja Nein Kreisrätin / Kreisrat oder schickt einen Antrag fasst einen Beschluss und /oder führt Beschluss aus Informationsaustausch Zuständiges Sachgebiet Bearbeitung / Entwurf Beschlussvorlage Lektorat / Erfassung in RIS Beschlussvorlage auf Tagesordnung / Freigabe in RIS / Einladung Anfertigung Sitzungsprotokoll / Einstellen verschiedener Protokollversionen in RIS und BIS Anfertigung und Kontrolle des Beschlussvollzugs Zuständiges Sachgebiet erläutert Beschlussvorlage steht für Fragen zur Verfügung Inhaltliche Freigabe Prüfung ob Zuständigkeit des Landkreises Brief an Antragsteller mit Benennung zuständiger Behörde Sitzungsdienst leitet Antrag weiter Landrätin / Landrat Sitzungen 253 Kreisgremien in Gesamtzahlen 2014-2019 Protokollseiten 8513 Stunden Sitzungsdauer 416 Gefertigte Vorlagen 1138 Anträge der Kreisräte 151 1 2 3 4 5 6 Eingangs- bestätigung an Antragsteller Info über Antrag an Fraktions- vorsitzende Einstellung des Antrags in RIS